DE WET VAN DE BESTUURLIJKE DRUKTE

 

Als manager wil je je targets halen, je plannen uitvoeren, het werk af krijgen en het is natuurlijk uitermate vervelend als er dan onverwachte dingen gebeuren waardoor al je mooie plannen vertraagd worden, ineens moeten veranderen, of zelfs compleet in duigen dreigen te vallen. Wat moet je dan doen? Proberen de boel in de klauwen te houden en te krijgen door allerlei bestuurlijke maatregelen te nemen zoals:
 

• De werkprocedures heel duidelijk beschrijven (d.m.v. protocollen, werkinstructies, etc.)

• Regelmatig controleren of er volgens de geijkte procedures gewerkt wordt

• Mensen een cursus of vaardigheidstraining voor de nieuwe werkwijze laten volgen

• Fouten goed registreren, analyseren en daardoor voorkomen dat het nog eens gebeurt

• Medewerkers belonen als er weinig fouten gemaakt worden en op hun donder geven als ze er een potje van maken.

• Etc.
   

Maar wat als zich ondanks al je preventieve maatregelen toch storingen, fouten en vertragingen voordoen of het aantal klachten van klanten niet daalt, etc. Wat doe je dan? De gebruikelijke reactie is dan: nog meer bestuurlijke maatregelen nemen dus om de zaak nog beter te kunnen aansturen. Extra kwaliteitscontroles inlassen, zorgen voor betere, of snellere apparatuur, een echte expert inhuren, etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En als zich daarna nog steeds afwijkingen en storingen blijven voordoen? Dan maar de zachte kant eens proberen? Aan teambuilding gaan doen met een survivaltraining in de Belgische Ardennen, een daverend personeelsfeestje, een prijs voor de medewerker van de maand in te stellen?
 

En als het dan nog steeds niet lukt om de zaak voor 100% onder controle te krijgen of het aantal fouten en vergissingen alleen maar groter wordt? Nog meer bestuurlijke maatregelen nemen natuurlijk. Vooruit dan maar. Dan als manager zelf maar eens proberen om anders leiding te geven en daar ga je dan naar een training of cursus Integraal Management, Transformationeel Management, Ayurvedisch leidinggeven, Zenmanagement, Intuïtief leidinggeven, Mindful sturen, Holistisch Perceptueel Linguïstische De-programmering (HPLD), Mystiek Leidinggeven, Chakra Management, etc. Het effect daarvan is vaak dat je medewerkers je dan gaan vragen wat er in hemelsnaam met je aan de hand is, waarom je ineens zo raar doet? En wat doe je dan?

​

​

​

​

​

​

​

​

​

Prof. De Leeuw heeft heel beeldend laten zien wat er dan aan de hand is en wat je het beste kunt doen als het ondanks al je bestuurlijke inspanningen steeds maar slechter i.p.v. beter gaat. Hij noemt dat ‘De wet van de Bestuurlijke Drukte’. Zijn verhaal komt op het volgende neer:

Het is een gevaarlijke illusie om te denken dat je het werkproces ooit voor de volle 100% onder controle kunt krijgen. Dat kan gewoon niet. Er zullen zich altijd omstandigheden voordoen waardoor het werkproces verstoord wordt. Machines gaan ooit en meestal plotseling kapot, een toeleveringsbedrijf gaat failliet, de bliksem slaat in, etc. Prijzen van grondstoffen veranderen continu en kunnen ineens sterk stijgen. Mensen zijn ook niet storingsvrij te krijgen: ze worden soms ziek, vertrekken, krijgen ruzie met elkaar, raken gedemotiveerd om allerlei redenen waardoor ze niet meer goed gaan functioneren, je krijgt een nieuwe chef die de hele boel gaat reorganiseren, de wetgeving verandert ineens, etc.    

Je maximale graad van beheersing van het werkproces is dus nooit 100%, maar altijd minder. Hoeveel minder hangt vooral af van het soort organisatie. Naarmate het meer mensenwerk is, neemt de maximale beheersbaarheid af. In dienstverlenende en vrijwilligersorganisaties is die maximale beheersbaarheid veel minder, omdat mensen complexe en daarom nogal ‘storingsgevoelige machines’ zijn. Als manager zul je dus gewoon moeten accepteren dat je de boel nooit helemaal onder controle hebt en dat je dat ook nooit zal lukken.

Als je dat niet kunt of wilt accepteren en maar door blijft gaan met het verzinnen en nemen van nog meer bestuurlijke maatregelen neemt de beheersbaarheid van je werksituatie op een bepaald moment af in plaats van toe. Dat komt om dat er inmiddels zoveel regels, procedures, protocollen, rapportages, etc. zijn en zich dan zoveel in- en externe adviseurs, controleurs, accountants, etc. met de zaak bemoeien dat er steeds meer tijd verloren gaat aan het invullen van formulieren, overleggen, vergaderen en het volgen van allerlei cursussen en trainingen. Bovendien neemt met het aantal mensen dat zich ermee bemoeit de kans op communicatieproblemen, misverstanden en conflicten navenant toe en dus wordt het er allemaal niet beter op, maar juist slechter.

Kort samengevat: er is een optimale graad van beheersing van het werkproces van jouw organisatie of onderdeel daarvan en daar zul je mee moeten leven. Dat optimum kan liggen bij 80%, 70%, 60% of zelfs nog lager.

De wet van de Bestuurlijke Drukte is als volgt in beeld te brengen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Samengevat: Het loopt altijd anders dan je denkt. Je hebt altijd storingen, bijzondere omstandigheden, uitzonderingen, speciale gevallen, etc. die het werkproces verstoren. Of je dat als een probleem ervaart, ligt in eerste instantie aan jezelf.
Als je besluit dat je toch meer, of nog beter wilt (aan)sturen, beheersen, moet je daarbij wel bedenken dat ook hier de 80/20 regel geldt. Met de eerste serie maatregelen die je neemt bereik je snel veel resultaat, maar daarna heb je verhoudingsgewijs veel meer maatregelen nodig om nog eens eenzelfde verbetering te realiseren. En op een bepaald moment heeft het een averechts effect als je door blijft gaan met het invoeren van nog meer maatregelen om de boel beter in de hand te houden. De effectiviteit neemt dan niet meer toe maar wordt zelfs minder. Door de wirwar aan regels en voorschriften met vaak ook nog allerlei uitzonderingen en bijzondere gevallen weet niemand meer waar hij aan toe is en wat er wel of juist niet moet gebeuren. Kort samengevat: In der Beschränkung zeigt sich der Meister.

​